Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
Förderverein der Freiwilligen Feuerwehr Ohlstedt e.V.
Alte Dorfstraße 4, 22397 Hamburg
E-Mail: info@ff-ohlstedt.de
Vertreten durch den Vorstand (siehe Impressum).
Diese Website wird auf einem Server unseres Hosting-Providers Contabo GmbH, Welfenstraße 22, 81541 München, betrieben. Beim Aufruf der Seite verarbeitet Contabo automatisch technische Informationen, die Ihr Browser übermittelt (u. a. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, verwendeter Browser). Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Website. Mit Contabo besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Zur Absicherung gegen Datenverlust erstellen wir außerdem automatisierte Backups aller auf dem Server gespeicherten Daten. Diese Backups werden täglich erstellt und nach 30 Tagen automatisch überschrieben (rollierende Aufbewahrung); ein selektives Entfernen einzelner Datensätze aus bestehenden Backups vor Ablauf dieser Frist ist technisch nicht vorgesehen. Der Zugriff auf die Backups ist auf den Vorstand bzw. die technische Betreuung der Website beschränkt. Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an der Wiederherstellbarkeit der Website im Falle eines technischen Defekts oder Datenverlusts.
Für bestimmte Funktionen (Zeltverleih-Buchung, Verlauf Ihrer Kontaktformular-Anfragen, Admin-Bereich) bieten wir ein Login über den Identitätsanbieter Keycloak an, den wir selbst auf unserem Server betreiben. Dabei verarbeiten wir Ihre Anmeldedaten (Name, E-Mail-Adresse) sowie, sofern Sie diese in Ihrem Profil selbst hinterlegen, eine Telefonnummer und ein Profilfoto, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO. Telefonnummer und Profilfoto können Sie jederzeit selbst in Ihrem Profil wieder löschen; für die Löschung des gesamten Kontos wenden Sie sich bitte an uns oder nutzen die Kontoverwaltung von Keycloak.
Diese Website setzt derzeit keine Cookies und keine Analyse- oder Tracking-Tools ein. Sollte sich das zukünftig ändern, passen wir diese Datenschutzerklärung entsprechend an.
Auf der Seite "Mitmachen & Kontakt" binden wir eine Karte von OpenStreetMap ein, um unsere Adresse anschaulich darzustellen. Beim Aufruf dieser Seite wird eine Verbindung zu Servern der OpenStreetMap Foundation aufgebaut, wobei Ihre IP-Adresse an diesen Dienst übertragen wird. Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an einer anschaulichen Standortdarstellung. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung der OpenStreetMap Foundation.
Beim Zeltverleih (siehe Punkt 8) nutzen wir außerdem die Geocoding- und Routendienste der OpenStreetMap-Infrastruktur (Nominatim, OSRM), um bei gewünschter Lieferung anhand Ihrer Lieferadresse die Entfernung zu unserem Standort und daraus die Lieferkosten zu berechnen. Dabei wird die von Ihnen angegebene Lieferadresse an diese Dienste übermittelt; es gilt die oben genannte Datenschutzerklärung der OpenStreetMap Foundation entsprechend.
Auf der Seite "Veranstaltungen" nutzen wir denselben Nominatim-Dienst außerdem, um zu öffentlichen Terminen mit hinterlegter Adresse einen kleinen Kartenausschnitt anzuzeigen. Dazu wird die Adresse der Veranstaltung (kein personenbezogenes Datum) an Nominatim übermittelt und das Ergebnis dauerhaft zwischengespeichert, damit nicht bei jedem Seitenaufruf erneut angefragt werden muss; es gilt ebenfalls die oben genannte Datenschutzerklärung der OpenStreetMap Foundation.
Zusätzlich bieten wir bei diesen Adressen sowie bei unserer eigenen Adresse (siehe "Mitmachen & Kontakt") einen Link zur Routenplanung an, der Sie zu Google Maps (auf iOS-Geräten stattdessen zu Apple Maps) weiterleitet. Dabei handelt es sich um einen reinen Link, keine eingebettete Karte dieser Anbieter -- beim Anklicken verlassen Sie unsere Website, und es gilt die Datenschutzerklärung des jeweiligen Anbieters (Google bzw. Apple).
Viele Kontaktmöglichkeiten auf dieser Website öffnen Ihr eigenes E-Mail-Programm (mailto-Links). Ihre Nachricht wird dabei nicht über unseren Webserver verarbeitet, sondern direkt über den von Ihnen genutzten E-Mail-Anbieter versendet. Die Verarbeitung der in Ihrer E-Mail enthaltenen Daten erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO.
Auf der Seite "Mitmachen & Kontakt" bieten wir zusätzlich ein Kontaktformular an. Die dort eingegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, die von Ihnen gewählte Kategorie Ihres Anliegens, Ihre Nachricht) werden zur Bearbeitung Ihrer Anfrage auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (bzw. lit. f, sofern noch kein Vertragsverhältnis besteht) verarbeitet. Die Angabe von Name, E-Mail-Adresse und Nachricht ist erforderlich, damit wir Ihre Anfrage bearbeiten und Ihnen antworten können; ohne diese Angaben können wir Ihre Anfrage nicht bearbeiten. Die Telefonnummer ist freiwillig.
Zum Schutz vor missbräuchlichen automatisierten Formular-Einsendungen (Spam-Bots) verarbeiten wir zusätzlich Ihre IP-Adresse (zur zeitlich begrenzten serverseitigen Begrenzung der Anzahl Einsendungen pro IP-Adresse) sowie den Zeitpunkt der Formular- Absendung, jeweils auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Schutz vor Missbrauch). Sind Sie nicht eingeloggt, setzen wir außerdem den Dienst "reCAPTCHA" von Google Ireland Limited ein (Prüfung per Häkchen, ob die Formular- Absendung von einem Menschen stammt). Dabei werden technische Daten (u. a. IP-Adresse, Browser-Merkmale) an Google übermittelt; es kann zu einer Datenübermittlung in die USA kommen. Nach Angaben von Google erfolgt eine solche Übermittlung auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. der von der Europäischen Kommission genehmigten EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) als Garantie für ein angemessenes Schutzniveau. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google. Ist reCAPTCHA nicht verfügbar (z. B. durch einen Blocker) oder wird das Häkchen nicht gesetzt, verschicken wir stattdessen zur Bestätigung Ihrer Anfrage eine E-Mail mit einem Bestätigungslink an die von Ihnen angegebene Adresse; erst nach Anklicken dieses Links wird Ihre Anfrage an uns weitergeleitet. Bestätigen Sie innerhalb von 24 Stunden nicht, wird die Anfrage automatisch gelöscht. Eingeloggte Nutzer:innen (Konto über Keycloak, siehe Punkt 3) benötigen weder reCAPTCHA noch die Mail-Bestätigung, da die E-Mail-Adresse dort bereits bestätigt wurde.
Für eine schnellere interne Reaktion benachrichtigen wir uns zusätzlich über unsere selbst gehostete Chat-Plattform Rocket.Chat (siehe Punkt 9): dort sieht ein kleiner Kreis Vorstandsmitglieder Ihre vollständige Anfrage (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Kategorie, Nachricht). Da Rocket.Chat selbst gehostet wird und dabei keine Datenübermittlung in ein Drittland stattfindet (siehe Punkt 9), verarbeiten wir hier – anders als früher beim inzwischen vollständig eingestellten Messenger-Dienst Telegram – die Anfrage nicht mehr data-sparsam, sondern vollständig. Antwortet ein Vorstandsmitglied darauf direkt in Rocket.Chat, wird diese Antwort automatisch per E-Mail an Sie weitergeleitet und im Verlauf gespeichert, genau wie bei einer Antwort per E-Mail (siehe nachfolgenden Absatz).
Antworten auf unsere E-Mails (von Ihnen selbst oder von einem Vorstandsmitglied, das direkt aus seinem eigenen Postfach antwortet) prüfen wir automatisiert anhand des Betreffs auf Zugehörigkeit zu Ihrer Anfrage und speichern sie in einem für Sie im Kunden-Profil einsehbaren Verlauf; antwortet ein Vorstandsmitglied auf diesem Weg, leiten wir seine Antwort automatisch an Ihre E-Mail-Adresse weiter. Auch hierzu erhalten wir eine Rocket.Chat-Benachrichtigung mit dem vollständigen Inhalt der eingehenden Mail. Lässt sich eine eingehende Antwort nicht automatisch zuordnen (z. B. bei geändertem Betreff), sehen wir den Inhalt ebenfalls direkt in Rocket.Chat und ordnen sie manuell zu.
Ist Ihre Anfrage mit einem Nutzerkonto (siehe Punkt 3) verknüpft, bleibt sie dort einsehbar, bis Sie Ihr Konto löschen lassen. Ohne verknüpftes Nutzerkonto löschen wir Ihre Anfrage inkl. des Mail-Verlaufs automatisch 3 Monate nach der letzten Antwort (bzw. nach Eingang, falls unbeantwortet). Unabhängig davon können Sie jederzeit die vorzeitige Löschung Ihrer Daten bei uns verlangen (siehe Punkt 9).
Auf der Seite "Verleih" können Sie eine Anfrage zur Ausleihe von Zelten und Festausstattung stellen. Dafür verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, gewünschter Zeitraum, gewünschte Gegenstände, optionale Nachricht, die Selbstauskunft, ob Sie Fördervereinsmitglied sind, sowie bei gewünschter Lieferung die Lieferadresse und ggf. eine abweichende Rechnungsadresse inkl. Firma/Name) zur Bearbeitung und Abwicklung der Ausleihe auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung bzw. -erfüllung). Name, E-Mail-Adresse und die Angaben zur gewünschten Ausleihe sind erforderlich, damit wir Ihre Anfrage bearbeiten können; ohne diese Angaben können wir die Ausleihe nicht abwickeln. Bei gewünschter Lieferung sind zusätzlich die Lieferadresse (und ggf. abweichende Rechnungsadresse) erforderlich, ohne die keine Lieferung möglich ist. Telefonnummer und optionale Nachricht sind freiwillig. Ihre Anfrage geht zusätzlich per E-Mail an den zuständigen Ansprechpartner der Feuerwehr Ohlstedt sowie als interne Benachrichtigung über unsere selbst gehostete Chat-Plattform Rocket.Chat (siehe Punkt 9), damit schneller reagiert werden kann – bewusst ohne Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten oder Ihre Nachricht, sondern nur mit Zeitraum, den gewünschten Gegenständen und bei gewünschter Lieferung der ungefähren Entfernung sowie den Lieferkosten. Zuständige Vorstandsmitglieder können dort auch direkt antworten, um den Status Ihrer Anfrage zu setzen oder eine Zahlung zu erfassen. Zu eingehenden Antworten und dem Verlauf gilt das Gleiche wie unter Punkt 7 beschrieben.
Kommt die Ausleihe zustande, erstellen wir eine Rechnung. Die darin enthaltenen Daten (Name, Rechnungsadresse, Betrag, Zahlungsart und -status) bewahren wir aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Buchhaltungsunterlagen 10 Jahre auf (§ 147 AO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) – unabhängig von der nachfolgend beschriebenen kürzeren Aufbewahrung Ihrer übrigen Kontaktdaten.
Ihre übrigen Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachricht) entfernen wir automatisch spätestens 3 Monate nach dem Ende des gebuchten Zeitraums (die genaue Frist kann sich ändern; maßgeblich ist der Zeitpunkt der jeweiligen Ausleihe). Der Zeitraum, die ausgeliehenen Gegenstände und der Status der Buchung bleiben ohne Personenbezug zu internen, statistischen Zwecken (z. B. Auswertung von Einnahmen und Auslastung) gespeichert.
Für die interne Kommunikation zwischen aktiven Mitgliedern sowie für automatisierte interne Benachrichtigungen (Kontaktformular, Zeltverleih, Einsatzalarmierung, Jugendfeuerwehr-Anwesenheit) nutzen wir Rocket.Chat, eine selbst gehostete Chat-Plattform – seit August 2026 der alleinige Kanal dafür; der bisher zusätzlich genutzte Messenger-Dienst Telegram wurde vollständig eingestellt. Rocket.Chat betreiben wir selbst auf einem Server unseres Hosting-Providers Contabo GmbH (Serverstandort Frankreich). Mit Contabo besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO; eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU/des EWR findet dabei nicht statt.
Die Anmeldung erfolgt über denselben Identitätsanbieter Keycloak wie unter Punkt 3 beschrieben. Dabei verarbeiten wir Name und E-Mail-Adresse sowie den Inhalt der ausgetauschten Nachrichten (Text sowie automatisierte Benachrichtigungen, z. B. zu Einsatzstichworten, Jugendfeuerwehr-Anwesenheit/-Terminen oder Zeltverleih-Anfragen), auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer sicheren, selbst kontrollierten internen Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bei der Jugendfeuerwehr-Anwesenheit erfassen die zuständigen Betreuer:innen bzw. die Wehrführung die Rückmeldung (Anwesenheit ja/nein) stellvertretend im Kanal – die Kinder bzw. deren Erziehungsberechtigte nehmen an dieser internen Kommunikation nicht selbst teil.
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung und ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Wenden Sie sich hierzu an die oben genannte Kontaktadresse.
Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, z. B. beim Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit.
Diese Website befindet sich im Aufbau. Sobald weitere Funktionen hinzukommen, die personenbezogene Daten verarbeiten, aktualisieren wir diese Datenschutzerklärung entsprechend.